Basisfunktionen in der Telefonie
In der zeitgemäßen Telefonie, geht es vor allem im professionellen, unternehmerischen Bereich um mehr als ein einfaches Gespräch zwischen Anrufer und Angerufenem. Bestimmte Basisfunktionen machen die Arbeit mit dem Telefon heutzutage viel einfacher. Zu diesen Funktionen zählt unter anderem das Halten, Makeln und der Transfer. In diesem informativen Artikel gibt Ihnen vio:networks einen Überblick über alle wichtigen Basisfunktionen.
Basisfunktionen: Wichtige Informationen
Wenn Sie mit Telefonanlagen aus dem ISDN-Zeitalter vertraut sind, haben Sie bereits einige Komfortfunktionen aus der Telefonie kennen und schätzen gelernt. In dieser Zeit wurden Telefonanlagenfunktionen wie Halten, Makeln und der Transfer inklusive Wartemusik für den Anrufer etabliert. Die Funktionalität einer modernen Cloud-Telefonanlage geht weit darüber jedoch noch weiter hinaus. Auf die liebgewonnenen Basisfunktionen muss man aufgrund der technischen Neuerungen selbstverständlich nicht verzichten.
Die wichtigsten Basisfunktionen auf einen Blick
Im nachfolgenden Abschnitt werden die wichtigsten Basisfunktionen in der Telefonie einmal kurz und knapp erklärt. So können Sie sich einen ersten Überblick verschaffen und eine Grundlage bilden, bevor Sie sich mit den Feinheiten der durch das IP hinzugewonnen Funktionalitäten auseinandersetzen.
Halten
Mit einem Tastendruck am Telefon setzen Sie den gerade aktiven Anruf auf Halten. Der Anrufer hört eine von Ihnen in der Telefonanlage definierte Wartemusik und Sie haben Zeit, eine kurze Aufgabe zu erledigen, einen anderen Anruf zu starten oder entgegenzunehmen. Mit einem weiteren Druck der Halten-Taste kehren Sie zum Anrufer zurück. Die Funktion eignet sich zudem für kurze Rückfragen.
Makeln
Wird ein Anrufer gerade gehalten, können Sie einen oder mehrere zusätzliche Anrufe starten und via Tastendruck zwischen den Anrufern hin und her wechseln. Dieser Ablauf nenn sich in der Fachsprache Makeln.
Transfer
Selbstverständlich können Sie Ihren Gesprächspartner auch an einen Kollegen mit Hilfe eines Transfers weiterleiten. Bei dieser Funktion wird zwischen der warmen und kalten Variante unterscheiden. So geschieht die Weiterleitung bei ersterem nachdem der Anrufer kurz gehalten und beim Wunschempfänger angekündigt wurde, während bei letzterem die Weiterleitung ohne Vorankündigung durchgeführt wird.
Telefonkonferenzen
Haben Sie zwei oder mehrere Anrufer in der Leitung, starten Sie durch Drücken der Konferenztaste eine Telefonkonferenz mit bis zu 5 Teilnehmern, wobei die Maximalanzahl der Teilnehmer je nach verwendetem Endgerät variieren kann. Alle teilnehmenden Gesprächspartner werden von Ihrem Telefon miteinander verbunden und hören sich gegenseitig. Zusätzlich zur spontanen Konferenz mit dem Tastendruck am Telefon, können heutzutage auch virtuelle Konferenzräume genutzt werden. vio:networks hat dazu die hauseigene Software vio.chat entwickelt.
Pickup
Geht ein Anruf bei einem Mitarbeiter ein, der gerade verhindert ist, können Sie den Anruf durch Drücken einer Taste am Telefon zu sich heranholen. Der Prozess wird als Pickup bezeichnet, wobei es zudem möglich ist vorab Gruppen zu definieren, sodass nur Mitglieder der gleichen Gruppe Anrufe untereinander entgegennehmen können.
Anrufweiterleitung
Eine weitere Basisfunktion ist die Anrufweiterleitung. Hierbei hat man verschiedene Möglichkeiten, eingehende Anrufe weiterzuleiten. Einerseits ist es möglich, feste Weiterleitungsregeln innerhalb der Telefonanlage zu definieren. Damit stellt man sicher, dass ein eingehende Anrufe bei Verhinderung von einem anderen Mitarbeiter übernommen werden können. Andererseits kann man die dynamische Umleitung am Telefon aktivieren bzw. deaktivieren. So kann jede Weiterleitung entweder innerhalb der Telefonanlage zu einem Kollegen oder extern, zu einer beliebigen Rufnummer im Fest- und Mobilfunknetz erfolgen.
5 Telefone pro Benutzer
Die moderne Arbeitswelt ist flexibel und findet immer öfter unabhängig vom Schreibtisch im Büro statt, so werden heutzutage viele Aufgaben mobil oder im Homeoffice erledigt. In den Bereich der Basisfunktionen fällt nämlich auch die Tatsache, dass alle Nutzer weltweit, standortunabhängig, auf bis zu 5 Endgeräten erreichbar sind. Dabei ist es egal welchen Endgerät man bevorzugt, sei es das klassische Tischtelefon im Büro, ein schnurloses DECT-Telefon zu Hause oder eine Softphone-App für Laptop, PC, Tablet oder Smartphone.
Noch mehr Grundfunktionen im Überblick
Nachfolgend listen wir noch weitere Grundfunktionen für Sie auf, die in ihrer Bezeichnung relativ selbsterklärend sind.
- Kurzwahl
- Wahlwiederholung
- Paralleles Klingeln
- Rufnummernübermittlung
- Rufnummer unterdrücken
- Ruhe vor dem Telefon bzw. DND
- Unerwünschte Anrufer abweisen, also eine sogenannte schwarze Liste oder Blacklist
- Anrufbeantworter-Nachrichten per E-Mail
Wie hoch sind die Kosten für die Basis-Funktionen?
Selbstverständlich stellt man sich bei einer so umfangreichen Auflistung von Funktionen die Frage, wie hoch die Kosten hierfür ausfallen. Grundsätzlich gibt es viele Telefonanlagenanbieter auf dem Markt, sei es nun Nfon, Placetel oder Sipgate. Deshalb kann keine allgemeingültige Aussage getätigt werden. Bei vio:networks bezahlen Sie für die Nutzung dieser Basisfunktionen allerdings keinen Extracent. Die Basis-Funktionen stehen Ihnen ohne Limitierung in den Paketen Starter, Profi und Premium kostenfrei zur Verfügung.
Zusammenfassung der Basisfunktionen
Hier noch einmal eine kurze Zusammenfassung der Basisfunktionen in der Telefonie am Beispiel einer Cloud-Telefonanlage.
Die Funktionalität einer modernen Anlage im Telefoniebereich geht weit über die aufgelisteten Grundfunktion hinaus
Alle Basis-Funktionen sind bei vio:networks kostenfrei, in den Paketen Starter, Profi und Premium enthalten
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