Gruppen
Anrufe intelligent verteilen
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Rufgruppen
Eine der am häufigsten verwendeten Funktionen einer Cloud-Telefonanlage sind Gruppen (auch Rufgruppen oder Anrufgruppen genannt). Mit Gruppen verteilen Sie eingehende Anrufe auf mehrere Mitarbeiter. Oft werden beispielsweise die Kollegen einer Abteilung zu einer Rufgruppe zusammengefasst. Gruppenmitglieder sind aber nicht auf interne Teilnehmer innerhalb der Telefonanlage beschränkt. Auch externe Rufnummer wie zum Beispiel Handys der Mitarbeiter oder ein externer Büro-Service können Mitglied einer Gruppe sein und auf diese Weise Anrufe auf der Rufgruppe entgegennehmen.
Rufstrategien
Mit sogenannten Rufstrategien können Sie die Anrufverteilung innerhalb einer Gruppe granular steuern. Manchmal ist es sinnvoll, eingehende Anrufe für eine Gruppe einfach gleichzeitig bei allen Gruppenmitgliedern klingeln zu lassen (Gruppenruf). Es gibt auch Szenarien, bei denen die Mitglieder nacheinander oder nach bestimmten Regeln angerufen werden sollen. Folgende Rufstrategien haben Sie zur Auswahl:
Alle anrufen
Bei dem Gruppenruf werden alle Mitglieder der Gruppe gleichzeitig angerufen. Der Benutzer, der den Anruf als erster entgegennimmt, wird mit dem Anrufer verbunden.
Rundruf
Die Mitglieder der Gruppe werden nacheinander in einer angegebenen Reihenfolge angerufen. Nimmt ein Benutzer den Anruf entgegen, wird er mit dem Anrufer verbunden. Danach wird kein weiteres Gruppenmitglied mehr angerufen.
Rundruf – erweitert
Wie Rundruf, allerdings mit dem Unterschied, dass wenn das nächste Mitglied angerufen wird, es bei den zuvor angerufenen Mitgliedern weiterhin klingelt.
Zuerst erreichbar
Es wird das erste Mitglied in der Liste angerufen, das nicht im Gespräch ist.
Wie funktionieren Gruppen in der Cloud-Telefonanlage?
Sie legen eine Rufgruppe – genau wie alle anderen Rufziele Ihrer Telefonanlage – auf der intuitiven Konfigurationsoberfläche an. Die Gruppe erhält eine interne Rufnummer (z. B. die 100), über die sie innerhalb der Telefonanlage erreichbar ist. Anschließend tragen Sie in eine Liste alle Kollegen ein, die Mitglied in der Gruppe werden sollen. Je nach Bedarf legen Sie nun fest, wie viele Sekunden ein eingehender Anruf auf eine Rufgruppe bei den Mitgliedern klingeln soll und ob der Anrufer während es klingelt das normale Freizeichen, oder eine von Ihnen ausgesuchte Wartemusik hören soll. Falls gewünscht, können Sie auch eine Begrüßungsansage für den Anrufer einrichten, bevor sein Anruf bei den Mitgliedern der Gruppe signalisiert wird. Zuletzt bestimmen Sie, was passieren soll, wenn ein eingehender Anruf von keinem Mitglied angenommen wurde. In diesem Fall können Sie verschiedene Ziele einrichten, sodass der Anruf zum Beispiel auf einen Anrufbeantworter läuft oder an eine andere Rufgruppe weitergeleitet wird.
Wie hoch sind die Kosten für die Rufgruppen?
Für Gruppen fallen keine Kosten an. Die Rufgruppen stehen Ihnen in unseren Paketen Starter, Profi und Premium unserer VoIP-Telefonanlage kostenfrei zur Verfügung. Unabhängig von der Anzahl Ihrer gebuchten Benutzer, können Sie beliebig viele Gruppen anlegen.
Zusammenfassung
Mit Gruppen verteilen Sie Anrufe auf mehrere Mitarbeiter
Mit Gruppen verteilen Sie Anrufe auf mehrere Mitarbeiter
Auch externe Ziele können Mitglied einer Gruppe sein
Mit verschiedenen Rufstrategien optimieren Sie die Anrufverteilung
Bei der Konfiguration von Rufgruppen stehen Ihnen verschiedene Optionen wie Klingeldauer, Wartemusik, etc. zur Verfügung
Beliebig viele Rufgruppen sind kostenfrei in den Paketen Starter, Profi und Premium unserer IP-Telefonanlage enthalten
Die Funktion der Gruppen sind die simplen Grundfunktionen im Umgang mit Anrufern. Wenn Sie sich einen anspruchsvolleren Umgang mit mehr Funktionen und Auswahlmöglichkeiten wünschen, ist die Call-Center-Funktion die richtige Wahl für Sie.
Dominik Mauritz
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