Was ist Unified Communications? Das Wichtigste auf einen Blick
Das Konzept der vereinheitlichten Kommunikation, meist auch unter dem englischen Begriff Unified Communications bekannt, der mit UC abgekürzt werden kann, ist ein wichtiger Bestandteil einer modernen Kommunikationsstrategie. Viele Unternehmen legen in der heutigen Zeit Wert in diesem Bereich möglichst ganzheitlich aufgestellt zu sein und dementsprechend effizient arbeiten zu können. In diesem großen Artikel gibt Ihnen vio:networks eine optimale Übersicht zum Thema Unified Communications und deckt dabei alle wichtigen Bausteine ab.
Inhaltsangabe
UC: Was ist Unified Communications?
Unified Communications, kurz UC, bedeutet auf Deutsch vereinheitlichte Kommunikation. Damit ist gemeint, dass alle Kommunikationswege, also Team-Chat, Telefon, Videokonferenz und andere Anwendungen in einer Anwendung, dem sogenannten UC-Client, vereint werden. Damit können alle Dienste komfortabel und effizient auf einem Endgerät genutzt werden. Dabei handelt es sich nicht notwendigerweise um eine neue Technologie, sondern eine Integration von verschiedenen bestehenden Kommunikationstechnologien. Im Laufe der Digitalisierung und Globalisierung ist Unified Communications bzw. Unified Collaboration, kurz UCC, zum Kern moderner Unternehmens geworden.
Unified Communications: UC im Video erklärt
Nachdem ein erster Einstieg in das Thema Unified Communications hergestellt worden ist, soll im nachfolgenden Video das Thema UC noch einmal genauer betrachtet werden.
Unified Communications: Diese Funktionen gehören dazu
Es wurde zuvor schon angeschnitten, dass Unified Communications mehrere verschiedene Aspekte der zeitgemäßen Kommunikation umfasst. Im nachfolgenden Abschnitt werden die wichtigsten Funktionen aufgeführt, die im Rahmen der UC dazugehören.
Videokonferenzen
Videokonferenzen sind eine Form der modernen Kommunikation und damit eine Collaboration-Lösung, wo sowohl Video als auch Audio übertragen wird. Dadurch, dass man den Gesprächspartner durch die Visualisierung sieht, kann man eine persönlichere Beziehung aufbauen. Außerdem können durch die Übertragung der Körpersprache Missverständnisse vermieden werden. Beim Video-Conferencing können Konferenzen in HD-Qualität abgehalten werden, an denen sowohl interne Mitarbeiter als auch externe Teilnehmer partizipieren können.
Team-Chats mit dem UC-Client
Was im privaten Bereich durch Dienste wie WhatsApp schon längst gang und gäbe ist, hält nun auch Einzug in die Geschäftswelt. Über Team-Chats kann zwischen Kollegen im UC-Client, ganz einfach per Nachrichtendienst kommuniziert werden. Durch ein solches integriertes Chat-System wird die Zusammenarbeit im Team erheblich erleichtert, weil der Austausch durch Unified Messaging effektiv unter den Mitarbeitern stattfinden kann und Nachrichten unmittelbar in Echtzeit versendet werden. Die Echtzeitübertragung von Instant Messaging, kurz IM, verbindet Ihre Kollegen effizient und steigert die Produktivität.
Präsenzfunktion
Durch die Präsenzfunktion des UC-Client, kann man den aktuellen Status der Mitarbeiter eruieren. Somit spart man unnötige wiederholte Anrufversuche oder Weiterleitungen und macht die Zusammenarbeit unter Kollegen standortunabhängig erfolgreich. So kann auf der einen Seite eingesehen werden, ob und auf welchem Endgerät der jeweilige Mitarbeiter momentan erreichbar ist. Auf der anderen Seite kann man selbst den eigenen Status aktualisieren und das zum Beispiel dann, wenn man nicht gestört werden möchte.
Screen-Sharing
Screen-Sharing bzw. die Bildschirmfreigabe ist eine weitere wichtige Funktion der Unified Communications, die Online-Meetings erheblich vereinfacht. So kann man Kollegen auf einem komfortablen Weg und in nur wenigen Klicks zeigen, was momentan auf dem eigenen Desktop zu sehen ist. Dieses Screen-Sharing, das Teilen der Benutzeroberfläche ist, vereinfacht die Kommunikation miteinander und steigert die Effizienz beim gemeinsamen mobilen Arbeiten. Außerdem können Sie durch das damit in Zusammenhang stehende File-Sharing schnell und unkompliziert Dateien untereinander zum gemeinsamen Arbeiten ausgetauscht werden.
UC in virtuellen Räumen
Über den UC-Client kann ganz einfach ein virtueller und immer verfügbarer Konferenzraum erstellt werden und das Ganze natürlich standortunabhängig sowie flexibel. In diesen von der Software generierten Räumen können alle Unified-Communications-Funktionen genutzt werden. So kann man auch bestimmte Konferenzräume zu verschiedenen Themengebieten mit dazugehörenden mobilen Mitarbeitern erstellen und mit Unified Collaboration die Organisation effizienter gestalten. Dadurch können beispielsweise auf verschiedene Standorte verteilte Teams eingebunden werden.
Unified Communications: Die Vorteile
Viele Unternehmen sind mit modernen Softwarelösungen ausgestattet, die aber untereinander nicht zusammenarbeiten. So haben sie ein Programm für ihren Team-Chat, eines für Videokonferenzen, ein weiteres für die VoIP-Telefonie und womöglich noch einige andere mehr. Diese sogenannten Stand-Alones in Einklang zu bringen führt dazu, dass man erst den vollen Nutzen daraus ziehen kann und steigert so die Produktivität erheblich. Die größten Vorteile der Unified Communications-Lösung ergeben sich somit aus der Vielfalt von Funktionen einerseits und der komfortablen Verbindung all dieser Funktionen in einer App andererseits.
Der UC-Client strukturiert die Kommunikation einwandfrei und steigert durch die Übersichtlichkeit der Kommunikation auch die Effizienz der Arbeit und das ganz ohne zusätzliche Programme oder Software. Das spart außerdem mögliche Anschaffungs- und Wartungskosten für andere Kommunikationssysteme. Die einfache Administration durch die Handhabung in einer Cloud-basierten App erlaubt die nahtlose Integration aller Endgeräte und bringt Ihnen somit eine flexible und mobile Erreichbarkeit. Der effiziente Austausch zwischen den Mitarbeitern spart viel Zeit und steigert so die Produktivität erheblich. Des Weiteren profitiert Ihr Unternehmen von einem neuen Tempo, da alle Systeme und Prozesse schneller laufen, wenn alle Anwendungsbereiche in einer Anwendung vereint sind. Auch die Zufriedenheit Ihrer Kunden wird durch die Arbeit mit einer einzigen Software erhöht, da sich die Reaktionszeit verbessert.
Voraussetzungen für UC
Im bisherigen Text wurde ausführlich formuliert, was man unter UC versteht, was dazugehört und welche Vorteile man als Betrieb aus dem Konzept ziehen kann. Darauf aufbauend sollen in diesem Teil des Artikels noch einmal die Voraussetzungen für Unified Communications angesprochen werden. Grundsätzlich fallen die Hürden in dieser Hinsicht relativ niedrig aus und umfassen weitestgehend die gleichen Voraussetzungen, die auch im Fall der virtuellen Telefonie notwendig sind. Konkret benötigt man also neben der Cloud-Telefonanlage noch eine stabile Internetleitung sowie IP-fähige Endgeräte.
Unified Communications: Checkliste
Beim Umstieg zu Unified Communications und Unified Collaboration handelt es sich um einen übergreifenden Prozess, in den alle Standorte und Mitarbeiter eingebunden werden müssen. Unified Communications bietet eine Lösung, die für alle Unternehmen passend sein sollte und generell dabei hilft, den Arbeitsalltag zu vereinfachen. Nichtsdestotrotz sollte man sich vorher Gedanken machen, inwiefern die Vorteile überwiegen und wie man den Umstieg gestalten möchte. In diesem Rahmen stellen sich viele Fragen, weshalb wir wir folgende Checkliste als Hilfestellung für Sie vorbereitet haben:
- Welche Kommunikationswege werden verwendet?
- Welche Verbesserungen sind dahingehend wünschenswert?
- Wie sind die Standorte technisch eingebunden?
- Welche Art von TK-Anlage ist momentan im Einsatz?
- Wie häufig und mit welcher Tiefe werden Kommunikationskanäle, wie Telefonkonferenzen, Videokonferenzen oder Team-Chats genutzt?
- Inwieweit ist eine Präsenzfunktion für das Management hilfreich?
- Welche Gründe gibt es für die seltene Benutzung bestimmter Programme?
- Was wünschen die Mitarbeiter, um besser miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten zu können?
- Was sind die Risiken und was sind die Wachstumschancen bei der Integration eines UC-Client in die Telefonanlage?
- Welche Kosten entstehen aktuell für die Kommunikation?
Unified Communications zusammengefasst
Unabhängig ob im Büro, Zuhause oder unterwegs und egal ob auf dem Smartphone, dem Tablet, dem Computer oder dem Tischtelefon mit dem UC-Client sind all Ihre Kommunikationswege in einer einzigen App zusammengeführt. Auf dem Weg zu Unified Communications hat man mit einer IP-basierten Telefonanlage schon einen großen Schritt zur digitalen Transformation getan. Nachfolgend listet vio:networks die wichtigsten Eckpunkte noch einmal für Sie auf:
- Unified Communications beschreibt die Verbindung aller Kommunikationswege auf einer Plattform
- Voraussetzungen sind lediglich eine Online-Telefonanlage, eine stabile Internetverbindung und IP-fähige Endgeräte
- Unified Communications umfasst viele tolle Funktionen
- Das Zusammenführen der Kommunikation in einem Client steigert sowohl Effizienz als auch Produktivität
UC mit vio:networks: Kostenlos testen
Wir hoffen, dass Sie in diesem Artikel nicht nur einen gründlichen Einblick in das Thema Unified Communications bekommen haben, sondern auch, dass Sie wir Ihr Interesse an der Umsetzung wecken konnten. Falls Sie also das Ganze einmal selbst kostenlos testen möchten, dann empfehlen wir Ihnen dazu vio.chat sowie die dazugehörige Telefonanlage von vio:networks. Melden Sie sich doch einfach bei uns, egal ob nun über das nachfolgende Formular, per E-Mail oder telefonisch. Wir beraten Sie immer gerne persönlich!